เรียนรู้กว้างไกล เรียนทางไกลกับ ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคกลาง   
  บทที่ 1: หน้าจอและการพิมพ์ข้อความ
[ เว็บบอร์ด Excel | MS Excel Tips ]
โดย ทองจุล ขันขาว        

หน้าจอของ MS Excel

เมื่อเปิดโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำนวยความสะดวก เช่น ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่าง ๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อปิดหน้าต่างนี้ ดังรูป (ในวงรีสีแดง)

แต่ละส่วนของหน้าจอมีรายละเอียด ดังนี้

Title Bar

ส่วนนี้อยู่บนสุดของหน้าจอ จะบอกชื่อไฟล์ที่กำลังทำงาน ถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ Excel จะตั้งขื่อให้เป็น Book และตามด้วยตัวเลข เช่น Book1.xls, Book2.xls เป็นต้น แต่ถ้ามีการบันทึกไฟล์แล้ว Excel จะใช้ชื่อที่บันทึก

Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, ... เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้

เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้

  1. ใช้เมาส์ชี้ที่ Tools
  2. คลิกเมาส์ 1 ครั้ง
  3. กดปุ่มลูกศรชี้ลง บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนแถบสว่าง มาที่ Customize
  4. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
  5. ใช้เมาส์คลิกที่แถบ Options
  6. จะเห็น Always show full menus ให้คลิกในกล่องสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าข้อความนี้
  7. คลิกปุ่ม ปิด ( ) เพื่อปิดเมนู

Toolbars

Standard Toolbars(เครื่องมือมาตรฐาน)

Formatting Toolbars (เครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบ)

กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อย ๆ เราสามารถจะให้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ ดังนี้

  1. ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง
  2. กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars
  3. กดปุ่มลูกศรขี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formatting Toolbars
  4. คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบเมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก

สัญญลักษณ์บน Toolbars ที่ควรรู้จัก

เปิด ไฟล์ใหม่ หรือเปิด Workbook ใหม่
เปิดงานที่มีอยู่แล้ว โปรแกรมจะถามหาชื่อไฟล์ และที่อยู่
บันทึก หรือจัดเก็บไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ แต่ถ้าเคยบันทึกแล้ว โปรแกรมจะไม่ถามอะไรทั้งสิ้น แต่จะทำการบันทึกทันทีโดยใช้ชื่อเดิม
สำหรับสั่งพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ Excel จะพิมพ์ข้อความทันที ถ้าต้องการตั้งค่าต่าง ๆ ให้ใช้ File > Print เพื่อเปิดหน้าจอการพิมพ์
สำหรับคัดลอกข้อความใน Cell เมื่อคลิกปุ่มนี้ Cell ปัจจุบันที่ถูกเลือก จะมีเส้นประวิ่งรอบ ๆ Cell แสดงว่า Cell นี้กำลังถูกคัดลอก ถ้าต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก
สำหรับ นำข้อความที่ถูกคัีดลอก หรือ copy นำมาแสดงใน Cell ใด Cell หนึ่ง เครื่องมือนี้ ทำงานร่วมกับ เครื่องมือคัดลอก () ถ้าไม่มีการคัดลอก เครื่องมือนี้ก็จะใช้ไม่ได้ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้าง ๆ มีตัวเลือกให้เลือกว่าจะนำมาแสดงอย่างไร เช่น
  • Formula นำมาแสดงเฉพาะสูตร
  • Value นำมาแสดงเฉพาะค่้าตัวเลขหรือตัวอักษร ไม่เอารูปแบบ
  • No Borders นำมาแสดงแบบไม่มีกรอบ ถ้าของเดิมมีกรอบ
  • Past Spacial กำหนดเอง เช่น ไม่เอาสีพื้น ฯลฯ จะมีหน้าจอให้เลือก
สำหรับการรวมตัวเลขใน Cell ที่เลือก สามเหลี่ยมข้าง ๆ จะสามารถเลือกฟังก์ชั่นอย่างอื่น ๆ อีกได้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน(Count) การหาค่าสูงสุด(Max) การหาค่าต่ำสุด(Min) และฟังก์ชั่นอื่น ๆ
สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากน้อยไปหามาก
สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากมาก ไปหาน้อย
สำหรับการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม เป็นต้น

Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Formular Bar ถ้าเปิดอยู่จะเห็นเป็นแถบดังภาพข้างบนนี้ ส่วนที่อยู่ซ้ายสุด คือ ชื่อของ cell และช่องถัดมา เป็นส่วนที่จะใส่ข้อมูลใน cell นี้ หรือใส่สูตรของ Excel ลงใน cell นี้

Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้าของ Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่
Status Bar บอกสถานะของโปรแกรม คำว่า Ready ทางด้านซ้าย บอกว่า ขณะนี้โปรแกรมพร้อมรับคำสั่งจากท่าน ส่วนทางด้านขวามือจะมีข้อมูลหลายอย่าง เช่น

  • แสดงสถานะของปุ่ม Num Lock ถ้าปุ่มเปิดอยู่ จะเห็นคำว่า NUM ปุ่มนี้ ถ้าไม่เปิด จะไม่สามารถใช้ปุ่มกลุ่มตัวเลขด้านขวามือบนแป้นพิมพ์ได้
  • แสดงสถานะของปุ่ม Caps Lock ถ้าปุ่มนี้ ถูกเปิดอยู่ จะเห็น CAPS ปรากฎ ปุ่มนี้ใช้สำหรับพิมพ์อักษรแถวบน บนแป้นพิมพ์

แผ่นงาน หรือ Worksheets

โปรแกรม MS Exel ประกอบด้วย แผ่นข้อมูล หรือ Worksheets จำนวนหลายแผ่น ซึ่งสามารถคลิกเลือกได้จากแถบ Sheet1, Sheet2, ... ข้างล่าง เราสามารถเพิ่มแผ่นข้อมูลให้มากขึ้นได้ และสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นข้อมูล จากคำว่า Sheet1 เป็นชื่อที่เราต้องการได้
ในแต่ละแผ่นข้อมูล ประกอบไปด้วย คอร์ลัมน์หรือสดมภ์(colomn) และแถว(rows) คอร์ลัมน์จะเริ่มตั้งแต่ A ไปจนกระทั่งถึง IV และแถวจะเริ่มตั้งแต่ 1 จนถึง 65536 ปัญหาอยู่ที่ว่า ในเมื่อแผ่น worksheet กว้างมาก เราจะพิมพ์อย่างไร Excel จะพิมพ์ข้อความทีละหน้า ขนาดความกว้างยาวของหน้าของหน้าตามที่กำหนดใน Page Setup โดยพิมพ์จากบนลงมาล่าง เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งที่พิมพ์จะไม่เกินขอบขวาของกระดาษ เราควรเข้าไปที่ Page Setup เสียก่อน เพื่อให้โปรแกรม ทำเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษที่ใช้ปัจจุบัน ซึ่งทำได้ดังนี้

การแสดงเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษ

  1. ไปที่ File > Page Setup...
  2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ ให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ

  3. คลิก OK ยอมรับค่าที่โปรแกรมตั้งไว้ให้แล้ว
  4. เมื่อมาดูที่ Worksheet จะเห็นเส้นประ บอกขอบเขตของกระดาษ ถ้าพิมพ์นอกขอบเส้นประ ข้อความนั้นจะไม่ถูกพิมพ์ เมื่อสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

การปรับความกว้างและความสูงของ cell

  1. ถ้าต้องการขยายความสูงของแต่ละแถว ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นขอบล่้างของแถวที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมา

  2. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอร์ลัมน์ แต่ละคอร์ลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอร์ลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ

    ถ้าใน ช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ต้องขายออกจึงจะเห็นข้อมูลได้

  3. ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอร์ลัมน์ ให้เท่ากันทุกคอร์ลัมน์ สามารถทำได้ ดังนี้
    1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ช่องมุมซ้ายด้านบน เมื่อเคอร์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้คลิก จะเห็นว่า Sheet ทั้ง Sheet ถูกเลือกทั้งหมด

    2. จากนั้นจึงนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นคั่นระหว่างคอร์ลัมน์ เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ให้กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปทางซ้ายหรือขวาตามต้องการ

    3. ความกว้างของทุก Column จะเปลี่ยนไป และเท่ากันทุก Column

การลบคอร์ลัมน์ และแถว

เราสามารถลบ คอร์ลัมน์ทั้งคอร์ลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอร์ลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

  1. คลิกที่ชื่อ คอร์ลัมน์ C กดเมาส์ค้างไว้ สังเกตเคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร ชี้ลง แล้วลากไปที่ คอร์ลัมน์ D
  2. จะเกิดแถบสว่าง ดังภาพ

  3. ไปที่เมนู Edit > Delete
  4. คลิกที่ cell อื่น ไป 1 ครั้ง
  5. การลบแถว ก็ทำในทำนองเดียวกัน เพียงแต่มาเลือกชื่อแถว คือตรงบริเวณ หมายเลขแถวที่ต้องการลบ
  6. เมื่อลบไปแล้ว แต่้เปลี่ยนใจไม่ลบ ไห้ไปที่เมนู Edit > Undo Delete หรือคลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือ
การเพิ่มคอร์ลัมน์

บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอร์ลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกกันออกไปอีก 1 คอร์ลัมน์ การเพิ่มคอร์ลัมน์ ทำดังนี้

  1. คลิกที่ชื่อของคอร์ลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอร์ลัมน์

  2. ไปที่เมนู Insert > Columns

  3. คลิก 1 ครั้ง คอร์ลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอร์ลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอร์ลัมน์ และชื่อของคอร์ลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม

  4. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
การเพิ่มแถว หรือ Rows

การเพิ่ม หรือ แทรก Rows มีวิธีการคล้ายกับการเพิ่ม หรือแทรก columns ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

  1. คลิกที่ชื่อของ rows จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดแถว

  2. ไปที่เมนู Insert > Rows แล้วคลิก แถว์ใหม่จะแทรกเหนือแถวที่ถูกเลือก ในภาพจะเห็นข้อมูลถูกกันลงมาเป็นอีกแถวหนึ่ง แต่ชื่อของแถว ยังเหมือนเดิม

  3. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
  4. ข้อควรระวัง การแทรกแถว เป็นการแทรกตลอดแนว ถ้าข้อมูลที่มองไม่เห็นในหน้าจอ แต่อยู่แถวที่จะต้องถูกแทรกออกไป อาจจะทำให้เสียรูปแบบ หรือเกิดแถวว่างก่อนหน้าข้อมูลได้ ดังนั้น ก่อนการแทรกแถวต้องตรวจสอบให้ดีว่า การแทรกแถวจะไม่ทำให้ไปกระทบกับข้อมูลอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

การแบ่งหน้าจอ

    เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้อง ดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้่าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้
  1. ที่มุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอ จะมีแถบสำหรับแบ่งหน้าจอ ดังภาพ

  2. เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้

  3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้

การ Freeze Pane

    ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีกอย่างหนึ่งคือการทำให้หน้าจอส่วนหนึ่งไม่เคลื่อนไหว ซึ่งต่างจากการแบ่งหน้าจอ ที่หน้าจอทุกส่วนสามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แต่การ freeze pane จะทำให้ส่วนที่ถูก freeze ไม่เคลือนที่ มีประโยชน์ในการทำให้ส่วนหัวของตารางคงที่ ในขณะที่ส่วนที่เติมข้อมูลเคลื่อนที่ไปได้เรื่อย ๆ

    การ freeze ทำได้ ดังนี้

  1. เลือกแถวที่อยู่ใต้ส่้วนที่ต้องการทำให้คงที่

  2. ไปที่ Window > Freeze Panes

  3. ส่วนบนจะถูกตรึงอยู่กับที่ แต่ส่วนล่างสามารถเลื่อนไปได้ จะเห็นมีเส้นสีดำคั่นระหว่างทั้งสองส่วน

  4. ถ้าต้องการยกเลิก ก็ไปที่ Window > Unfreeze Panes

การเรียกชื่อ ช่อง cell

การเรียกชื่อ cell จะเรียกโดยใช้แถวและคอร์ลัมน์ เช่น จะเรียก cell ที่อยู่มุมบนสุดด้านซ้ายมือ ว่า A1 เพราะ เป็น cell ที่อยู่ใน คอร์ลัมน์ A และอยู่ในแถวที่ 1 ดังภาพ

cell ต่าง ๆ เหล่านี้ มีไว้สำหรับใส่ข้อมูล เพื่อที่โปรแกรม Excel จะสามารถนำไปคำนวน หรือใช้งานได้ การอ้างถึงข้อมูลจึงต้องอ้างโดยเรียกชื่อ cell ว่าข้อมูลอยู่ใน cell ใด

การเคลื่อนไปยังตำแหน่งต่าง ๆ บน Worksheet

เนื่องจากในหน้า 1 หน้า หรือ Worksheet 1 แผ่น ประกอบไปด้วย Cell ต่าง ๆ จำนวนมาก การเคลื่อนที่ไปยังตำแหน่งต่าง ๆ นอกจากจะใช้ Scroll bar ทางด้านขวามือของจอ และด้านล่าง

หรือ ใช้เมาส์คลิกโดยตรงที่ Cell แล้ว ยังสามารถใช้ปุ่ม Enter กลุ่มของลูกศรบนแป้นพิมพ์ และอื่น ๆ อีก ดังนี้

ใช้ปุ่ม Enter
เมื่อพิมพ์ข้อความใน Cell และกดปุ่ม enter โปรแกรม Excel จะทำการประมวลผล และแสดงค่าผลลัพธ์ต่าง ๆ เสร็จแล้วก็จะออกจากตำแหน่งของ Cell ปัจจุบัน โดยจะเลื่อนลงมาข้างล่าง 1 ตำแหน่ง จะสังเกตว่า กรอบสีดำ้ย้ายลงมาข้างล่าง ดังนี้

ใช้แป้นกลุ่มลูกศร
ใช้สำหรับการเปลี่ยน cell ทีละ cell เช่น

  • กดปุ่มลูกศรลง เมื่อต้องการเลื่อนตำแหน่งลงมา 1 cell
  • กดปุ่มลูกศรขึ้น เมื่อต้องการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไปข้างบน 1 cell
  • กดปุ่มลูกศรชี้ไปทางขวา เมื่อต้องการเลื่อนไปทางขวา 1 cell เป็นต้น

ใช้ปุ่ม Tab
ปุ่มนี้ เมื่อกด จะเลื่อน ไปทางขวามือครั้งละ 1 Cell

    ลองทำดู
  1. คลิกที่ cell A1
  2. กดปุ่ม Tab หลาย ๆ ครั้ง
  3. จะเห็นกรอบสี่เหลี่ยมหรือ เคอร์เซอร์ วิ่งไปทางด้านขวามือ

ใช้ปุ่ม Shift + Tab
ถ้ากดปุ่ม Shift ค้างไว้ และกดปุ่ม Tab จะเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยม วิ่งไปทางซ้ายมือ

กดปุ่ม PageUp และ PageDown
ถ้าต้องการเลื่อนตำแหน่งไปข้างล่างทีละหน้า ให้กดปุ่ม PageDown และถ้าต้องการกลับขึ้นข้างบนทีละหน้า ให้กดปุ่ม PageUp

ใช้ปุ่ม End + ปุ่มลูกศร

  • ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปทางขวา จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ขวาสุดของ Worksheet
  • ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปทางซ้าย จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ซ้ายสุดของ Workshee
  • ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปขึ้น จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell บนสุดของ Workshee
  • ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปลง จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ล่างสุดของ Workshee

การใช้ Name Box

ช่อง Name Box ที่เห็นในกรอบสีแดงข้างบน เมื่อพิมพ์ชื่อ Cell ที่ต้องการและกดปุ่ม Enter ก็จะไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการได้ทันที

การใช้ ปุ่ม F5
ปุ่ม F5 อยู่แถวบนสุดของแป้นพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ จะให้เติม cell ที่ต้องการไป เช่น K8 เมื่อกดปุ่ม Enter หรือ ปุ่ม OK ก็จะสามารถเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ระบุได้ทันที

การทำงานกับ Cell

การเลือก Cell
ถ้าต้องการทำงานที่ cell ใด ต้องเลือก cell นั้นเสียก่อน โดยการไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการ แต่ถ้าต้องการทำงานกับหลาย cell ต้องมีการเลือก cell หลาย cell ซึ่งทำได้ดังนี้
ถ้าเป็นการเลือก cell ที่ติดกัน ให้เลื่อน เคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่ง cell ที่เริ่มต้น และกดเมาส์ค้างไว้ แล้วลาก ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
ถ้าเป็นการเลือก cell ที่ไม่ติดกัน หลังจากเลือก cell ครั้งแรกแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ ค้างไว้ แล้วไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการ แล้วลากเมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ จะเป็นการเลือกพื้นที่ cell ที่ไม่ติดกัน
จะเห็นเป็นแถบสว่างบริเวณที่ถูกเลือก การยกเลิกแถบสว่าง ทำได้โดยกดปุ่ม Esc บนแป้นพิมพ์ หรือ คลิกเมาส์บน Worksheet ที่ใดก็ได้

การป้อนข้อมูลลง Cell
การป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้

  1. นำเคอร์เซอร์ไปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง

  2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1

  3. จะเห็นว่า ข้อความที่พิมพ์จะปรากฎขึ้น 2 แห่ง คือ ในช่อง A1 และใน Formula bar และที่ช่อง formular bar จะเห็นเครื่องหมายผิด และเครื่องหมาย ถูก ปรากฎขึ้นที่ข้างหน้าตัวอักษร Fx เครื่องหมายนี้ จะปรากฎก็ต่อเมื่ออยู่ในสถานะหรือ โหมดการพิมพ์ หรือแก้ไขใน cell เพื่ออำนวยความสะดวกในการแก้ไข เช่น เมื่อต้องการยกเลิก ก็กดเครื่องหมายผิด Excel จะลบข้อความทั้งหมด และออกจากโมดการพิมพ์ แต่ถ้าถูกต้องและต้องการตกลง ก็กดเครื่องหมาย ถูก ได้
  4. ถ้าพิมพ์ผิด และต้องการลบให้ใช้ปุ่ม Backspace บนแป้นพิมพ์ จะลบจากหลังไปหน้า ทีละตัวอักษร
  5. กดปุ่ม Enter จะเห็นข้อความ "วราวรรณ" ปรากฎใน Cell หรือ ช่อง A1 ดังภาพ

การพิมพ์ วันที่
ในการพิมพ์วันที่ ต้องพิมพ์ให้ถูกรูปแบบ จึงจะสามารถนำไปคำนวณค่าได้ในภายหลัง ดังนั้น จึงควรพิมพ์ให้ถูกรูปแบบเสียตั้งแต่ต้น
รูปแบบคือ พิมพ์ วันที่ และคั่นด้วยเครื่องหมาย / ต่อด้วยเดือน คั่นด้วยเครื่องหมาย / และต่อด้วยปี เช่น 20/12/2549

การพิมพ์ข้อมูลเดียวกัน หลาย Cell
การพิมพ์ข้อความเดียวกัน ในหลาย Cell พร้อม ๆ กัน ทำได้โดยการเลือก Cell ที่ต้องการให้ข้อมูลปรากฎ ไม่จำเป็นต้องเป็น Cell ติดต่อกันก็ได้ มีขั้นตอนการทำ ดังนี้
  1. เลือก Cell ตั้งแต่ B1 ถึง D1

  2. กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ และเลือก C3 ถึง D3

  3. พิมพ์คำว่า ศนก จะปรากฎในช่อง C3 และใน Formula bar

  4. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter จะได้ข้อความในช่อง ที่กำหนด ดังภาพ

การแก้ไขข้อมูลใน Cell
หลังจากที่พิมพ์ข้อความ หรือป้อนข้อมูลลงใน cell แล้ว หากต้องการแก้ไข ให้ไปที่ cell ที่ต้องการแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2

    ลองทำดู
  1. ให้คลิกที่ Cell A1 หรือ ช่อง A1 ซึ่งมีชื่อ วราวรรณ ปรากฎอยู่
  2. กดปุ่ม Backspace เพื่อลบ คำว่า "วรรณ" ออก
  3. พิมพ์คำว่า "ภรณ์" แล้วกดปุ่ม Enter
  4. จะเห็นคำว่า วราภรณ์ ปรากฎในช่อง A1 ดังภาพ

การใช้ formula Bar ในการแก้ไขข้อมูล
การแก้ไขข้อมูลอีกวิธีหนึ่งคือการใช้ Formular Bar โดยทำดังนี้

  1. ให้คลิกที่ Cell A1 หรือ ช่อง A1 ซึ่งมีชื่อ วราภรณ์ ปรากฎอยู่
  2. ที่ Formula Bar นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ท้ายข้อความ ดังภาพ

  3. คลิกเมาส์แล้วกดปุ่ม Backspace ไปเรื่อย ๆ จนลบข้อความออกทั้งหมด
  4. พิมพ์คำว่า "วิทยา" แล้วกดปุ่ม Enter
  5. จะเห็นคำว่า วิทยา ปรากฎในช่อง A1 ดังภาพ

การลบข้อมูลใน Cell

การลบข้อมูล หรือ ล้างรูปแบบใน Cell
การลบข้อมูลโดยการกดปุ่ม Delete เป็นการลบเฉพาะข้อมูล แต่รูปแบบต่าง ๆ เช่น สีพื้น ขนาดตัวอักษร และ อื่น ๆ ยังคงอยู่ โปรแกรม Excel มีวิธีการให้เลือกว่า จะลบสิ่งใดออกบ้าง เช่น จะลบเฉพาะข้อมูล หรือล้างรูปแบบของ cell ด้วย ซึ่งมีวิธีการดังนี้

  1. ให้คลิกที่ Cell ที่ต้องการลบข้อมูล หรือล้างรูปแบบของ Cell
  2. ไปทึ่ Edit > Clear และเลือกคลิกตามต้องการ

    • All คือ ลบข้อมูลใน Cell พร้อมทั้งล้างรูปแบบทัี้งหมด
    • Formats ล้างเฉพาะรูปแบบ แต่ข้อมูลยังคงไว้ เช่น เอาสีพื้นออก แต่ข้อมูลยังเหมือนเดิม เป็นต้น
    • Contents Del ลบเฉพาะข้อมูล แต่รูปแบบของ cell เช่น สีพื้นหลัง ยังเหมือนเดิม
    • Comments ลบข้อความที่เป็น comments ของ cell นี้ออก

การกรอกข้อมูลเลขลำดับที่อัตโนมัติ
Excel มีลักษณะหลายอย่างที่ช่วยการทำงานให้รวมเร็วและสะดวกขึ้น เช่น การกรอกลำดับที่ หากมีการกรอกลำดับที่เรียงกันลงมา 2 ลำดับที่ Excel จะสามารถสร้างต่อให้เองได้ โดยอัตโนมัติ ลองดูวิธีการต่อไปนี้

  1. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 1 แล้วกด Enter
  2. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 2 แล้วกด Enter จะได้ดังภาพ

  3. คลิกที่ตำแหน่ง A1 กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง A2 แล้วปล่อยเมาส์
  4. จะเกิดเส้นสี่เหลี่ยมล้อมรอบตำแหน่ง A1 และ A2 พร้อมกันนี้ จะเห็นสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ทางมุมล่างด้านขวามือ

  5. นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ มุมล่างด้านขวา เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ดังภาพ

  6. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึงตำแหน่ง A6
  7. จะเห็นว่าโปรแกรม Excel สร้างหมายเลขให้โดยอัตโนมัติ

  8. การทำงานของ Excel โปรแกรมจะวิเคราะห์ว่า ส่วนที่เลือกก่อนหน้านี้ มีลักษณะอย่างไร และเมื่อลากขยายออกไปแล้ว ควรจะเป็นอย่างไร
ถ้าเรากรอกเลขอย่างเป็นระบบ โปรแกรม Excel สามารถเติมเลขลำดับถัดไปให้เราได้

ลองทำดู

  1. พิมพ์หมายเลข 1, 3 และ 5 ในช่อง A5, A6 และ A7
  2. ใช้เมาส์ลากคลุม ทั้ง 3 Cell
  3. ที่มุมล่างด้านขวา กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากเพื่อให้โปรแกรม Excel เติมข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
  4. จะเห็นมีเลข 7, 9, 11 ... เกิดขึ้น
นอกจากนี้ Excel ยังสามารถเติม วัน เดือน ปี ให้่ได้อีกด้วย เพราะ Excel รู้รูปแบบของวันที่ ได้ดี

รูปแบบ วัน เดือน ปี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Regional and Language Options ใน Control Panel ถ้าตั้งภาษาไทยเอาไว้ รูปแบบการพิมพ์วันที่ ก็จะเหมือนที่ใช้กันทั่ว ๆ ไป คือ วัน เดือน ปี พ.ศ. ถ้าเป็น English United States จะมีรูปแบบเป็น เดือน วัน และ ปี ค.ศ.

ลองทำดู

  1. พิมพ์เดือน ม.ค. ในช่อง B1
  2. ที่มุมล่างด้านขวา กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึง B4

  3. เมื่อปล่อยเมาส์ โปรแกรม Excel จะเติมเดือนให้โดยอัตโนมัติ

แบบฝึกหัด

ให้พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ ลงใน Sheet ของ Excel

 
ABCDE 
1ชื่อวิทย์คณิตอังกฤษรวม 
2ปราการ20302070
3สมุทร30201565 
4นฤมล30302585 
5วราวรรณ25213076 
6ทองจุล25252575 
7ไพโรจน์25253080 

การย้ายข้อมูล
ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ
ตัวอย่าง
ต้องการย้ายข้อมูล B2 ถึง B5 ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ดังนี้

  1. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์

  2. นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอรเซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้

  3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอร์ลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ

  4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ

การคัดลอก cell และ วาง หรือ paste ใน cell

เราสามารถคัดลอก หรือ copy เนื้อหาในช่อง cell ได้หลายวิธี วิธีที่สะดวกคือการใช้ icon บน เมนูบาร์ คือ รูป สำหรับคัดลอก และ รูป สำหรับวาง หรือ paste สิ่งที่คัดลอกไว้ ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

  1. พิมพ์ ตัวเลขในช่อง cell ดังภาพข้างล่างนี้

  2. คลิกเมาส์ที่ ช่อง A1 และลาก เพื่อลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมถึงช่อง C2 ดังภาพ

  3. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อคัดลอก สิ่งที่อยู่ใน cell ที่ลากแถบสว่างไว้
  4. จะเกิดเส้นประล้อมรอบบริเวณที่ได้ทำการคัดลอกแล้ว ดังนี้

  5. ถ้าเปลี่ยนใจ ต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc บนแป้นพิมพ์ เส้นประจะหายไป
  6. ใช้เมาส์คลิกที่ช่อง D1 แล้ว ลากไปให้ครอบคลุมให้เท่ากับบริเวณที่คัดลอก cell ในที่นี้คือ ต้องลากไปถึงช่อง F2 เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ไปทับข้อมูลเก่าที่มีอยู่เดิม
  7. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อวางข้อมูลที่คัดลอกไว้ จะเกิดดังนี้

  8. กดปุ่ม Esc บน แป้นพิมพ์ เพื่อออกจากโหมด คัดลอก เส้นประจะหายไป
 
กลับเมนู