เรียนรู้กว้างไกล เรียนทางไกลกับ ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคกลาง   
-
| HOME | เลือกเรียนวิชา | การสอบเพื่อรับวุฒิบัตร | แบบฟอร์มขอเข้าสอบ | WEB BOARD | บอกเพื่อน |
-
  บทที่ 2: การจัดรูปแบบข้อความ
[ เว็บบอร์ด Excel | MS Excel Tips ]
โดย ทองจุล ขันขาว        

การจัดรูปแบบข้อความใน cell

การจัดข้อความอย่างง่ายและรวมเร็วที่สุด ก็คือการใช้ Formating Toolbar ถ้าหากไม่เห็น Toolbar นี้ ให้เข้าไปที่ เมนู View > Toolbars และคลิกเครื่องหมายถูกหน้าคำว่า Formatting ก็จะได้แถบเมนู สำหรับจัดข้อความ ดังภาพ

    เราสามารถจัดรูปแบบข้อความในลักษณะต่าง ๆ ได้ ดังนี้
  1. คลิกที่ ช่อง cell ที่ต้องการจัดรูปแบบ
  2. ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการจัดรูปแบบ
  3. คลิกภาพบนเมนูจัดรูปแบบ ดังนี้

    จัดชิดซ้าย
    จัดชิดขวา
    จัดกึ่งกลาง
    กำหนดตัวหนา
    กำหนดตัวเอียง
    กำหนดสีตัวอักษร สามเหลี่ยมเล็ก ๆ คลิกเลือกสีได้

ลองทำดู

  1. พิมพ์คำว่า กศน ในช่อง A1

  2. คลิกเครื่องหมายถูก บน Formula bar จะสังเกตเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยมยังคงอยู่ที่ช่อง A1 (แต่ถ้ากดปุ่ม Enter แทนการคลิกที่เครื่องหมายถูก กรอบสี่เหลี่ยมจะเลื่อนไปยัง A2)

  3. ในขณะที่กรอบสี่เหลี่ยมดำยังอยู่ที่ช่อง A1 คลิกเลือก CordiaUPC บนแถบเครื่องมือ เพื่อเปลี่ยน font และเลือกขนาดเป็น 24

  4. จะได้ตัวหนังสือ ตาม font และขนาดที่ต้องการ ดังภาพ

  5. คลิกที่ B เพื่อเปลี่ยเป็นตัวหนา
  6. คลิกที่รูปจัดกลาง เพื่อให้ข้อความอยู่กลาง Cell

  7. คลิกที่รูป สามเหลี่ยมข้างตัว A เพื่อเลือกเปลี่ยนสีของตัวอักษร จะเห็นว่าสีเดิมถูกเลือกอยู่

  8. คลิกเลือกสีเขียว จะได้สีของตัวอักษรสีเขียว ตามต้องการ

การกำหนดลักษณะของข้อความ โดยใช้หน้าต่าง Format Cells
การเปลี่ยนลักษณะข้อความโดยใช้ Formatting Toolbar สะดวกและรวดเร็ว แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงลักษณะหลายอย่าง หรือลักษณะอื่น ที่ไม่มีบน Formatting Toolbar จำเป็นที่จะต้องใช้หน้าต่าง Format Cells ซึ่งทำได้ ดังนี้

  1. พิมพ์คำว่า นฤมล ในช่อง A1
  2. คลิกขวาที่ชอง A1 และเลือก format Cells ...

  3. จะเกิดเมนูย่อย ซึ่งสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน cell ได้

    • Number คือ การกำหนดรูปแบบตัวเลข เช่น จะให้มีทศนิยมกี่ตำแหน่ง
    • Alignment คือ การสั่งชิดซ้าย ชิดขวา หรือ จัดกึงกลาง cell อักษรแนวตั้ง แนวเีอียง
    • Font คือ การกำหนดลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของตัวอักษร
    • Border คือ การกำหนดลักษณะเส้นขอบ
    • Patterns คือ การกำหนดลวดลายพื้นหลัง และสีพื้นหลัง
    • Protection คือ การกำหนดให้รับหรือไม่สามารถรับข้อมูลได้ และสามารถกำหนดไม่ให้แสดง cell นั้น ๆ ก็ได้ แต่จะมีผลก็ต่อเมื่อมีการกำหนดว่า sheet นั้น ๆ ถูกคุ้มครอง หรือ protect เอาไว้แล้ว (ไปที่ Tools > Protection > Protect Sheet...)
การจัดตัวหนังสือเอียง

หลายครั้งที่เราต้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตั้ง สามารถทำได้จากหน้าต่าง Format Cells ของ Excel ดังนี้

  1. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ และคลิกขวาที่ Cell นั้น
  2. เลือก Format Cells ...
  3. คลิกเลือกแถบ Alignment

  4. คลิกเลื่อนทิศทางของเข็ม ตามตำแหน่งการเอียงที่ต้องการ

  5. จะได้ตัวหนังสือเีอียง ตามต้องการ

การตีเส้น

การการจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
การตีเส้นขอบ มีวิธีการ ดังนี้

  1. คลิกเลือก cell ที่ต้องการตีเส้น คือ cell C3

    (ในกรณีที่ต้องการตีเส้นหลาย cell ให้ลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมทุก cell ที่ต้องการ)

  2. Excel มีลักษณะเส้นขอบหลายลักษณะให้เลือก ตามต้องการ การเลือกลักษณะเส้นขอบแบบต่าง ให้ ไปที่ Toolbar คลิกที่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างไอคอน borders ดังภาพ

  3. จะเกิดเส้นขอบลักษณะต่าง ๆ ให้ ดังนี้

  4. คลิกเลือกเส้นใต้สองขีด

  5. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ

  6. อีกวิธีหนึ่ง คือ ไปที่เมนู Format > Format > Cells...
  7. คลิกแถบ Border จะมีลักษณะเส้น ให้เลือกเช่นเดียวกัน ดังภาพ

  8. ถ้าเลือกหลาย Cell จะสามารถกำหนดเส้นภายในระหว่าง cell ได้ด้วย
การใส่สีพื้นหลัง

ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้

  1. คลิกเลือกช่องที่ข้อความนั้นอยู่
  2. คลิกที่ เมนู Fortmat > Cells...
  3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ

  4. จะได้สีพื้นหลังข้อความดังนี้

การเอาเส้นตารางของ Sheet ออก

เส้นตารางถึงแม้ว่าเวลาพิมพ์จะไม่ปรากฎออกมาให้เห็น แต่ถ้าบางครั้งที่จะต้องนำเสนองานด้วยแผ่น Excel ถ้ามีเส้นตารางอยู่ อาจจะดูไม่สวยงาม การลบเส้นตาราง ทำได้ 2 ลักษณะ คือ ลบเฉพาะบาง Cell และ ลบหมดทั้ง Sheet

  1. การลบเฉพาะบาง Cell
    • เลือก Cell ที่ต้องการลบเส้น

    • คลิกขวาและเลือก Format Cells ...
    • คลิกแถบ Patterns

    • คลิกเลือกสีขาว แล้วคลิก OK

    • เส้นในส่วนที่กำหนดจะหายไป ดังภาพ

  2. การลบเส้นทั้ง Sheet
    • ไปที่เมนู Tools > Options
    • คลิกเลือกแถบ View
    • คลิกเครื่องหมาย ถูก หน้า Gridlines ออกไป

    • เส้นตารางใน Sheet จะมองไม่เห็น

การจัดรูปแบบตัวเลข

เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel 1ได้หลายอย่าง เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

  1. พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล้วกด Enter
  2. นำเมาส์ไปคลิกที่ช่อง D1 เพื่อเลือกช่องนี้
  3. เลือก Format > Cells เพื่อเปิดหน้าจอย่อย
  4. คลิกเลือกแถบ Number
  5. คลิกเลือกทศนิยม (Decimal Places) เป็น 2 ตำแหน่ง และให้มีเครื่องหมายคั่นหลักพัน (Use 1000 seperator) ดังตัวอย่าง

  6. จะได้รูปแบบตัวเลขดังภาพ เมื่อเวลาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ตัวเลขก็จะเป็นรูปแบบตามที่ต้องการ

การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ใน Cell

การพิมพ์ตัวอักษรในช่อง cell บางครั้งยาวมาก ถ้า ช่อง cell ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความใน ข่อง cell แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง cell ถัดมา มีข้อมูลอยู่

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดใน cell เราต้องจัดรูปแบบ cell ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้

  1. หลังจากพิมพ์ข้อความ และกด Enter แล้ว ให้คลิกที่ cell ที่พิมพ์ข้อความอีกครั้งเพื่อเลือก cell นี้
  2. เลือก เมนู Format > Cells
  3. จะเกิดเมนู ให้คลิกเลือกแถบ Alignment
  4. คลิกเลือก Wrap Text
  5. คลิก OK
  6. จะเห็นข้อความทั้งหมดใน cell ดังนี้

การเขียนความคิดเห็นุ หรือ Comments

ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข้อความที่เราบันทีกไว้ในแต่ละ Cell เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อข้อมูลของ Cell นั้น ๆ หรือ เพื่อเตือนความจำ เกี่ยวกับข้อมูลนั้น ๆ

การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ Cell ทำดังนี้

  1. คลิกเลือกช่อง หรือ Cell ที่ต้องการใส่ความคิดเห็น
  2. ไปที่ Insert > Comment
  3. จะเกิดกรอบ สำหรับเขียนความคิดเห็น โดยจะมีชื่อของเจ้าของอยู่ในกล่องนี้ด้วย เนื่องจากถ้ามีการ ใช้ ไฟล์นี้ร่วมกันหลายคน จะได้ทราบว่า เป็นความคิดเห็นของใคร หรือ ใครเป็นคนใส่ความคิดเห็นนี้

  4. ให้เขียนความคิดเห็น ดังภาพ

  5. พิมพ์เสร็จแล้ว ให้คลิกที่นอกกรอบไป 1 ครั้ง กรอบข้อความที่เป็น Comment จะหายไป และที่ช่องที่เขียน Comment จะมีสามเหลี่ยมสีแดงเล็ก ๆ ปรากฎที่มุมบนด้านขวามือ

  6. เมื่อนำเมาส์ไปวางบน Cell นี้ จะเห็นข้อความที่เขียนไว้

  7. ถ้าต้องการเอา Comment ออก ให้คลิกเลือกที่ Cell ที่ต้องการเอา Comment ออก แล้วไปที่ Edit > Clear > Comments
การรวม Cell และการจัดกึ่งกลาง

บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง cell พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม cell และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้

  1. ไปที่ ตำแหน่ง B1
  2. พิมพ์คำว่า รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ดังภาพ

  3. เลือกช่อง cell ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ

  4. ที่ Formating Toolbar ให้คลิกรูป
  5. ข้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึ่งกลาง ดังภาพ

การตั้งทิศทางเมื่อกดปุ่ม Enter

โดยปกติ เมื่ออยู่ใน Worksheet และมีการกดปุ่ม Enter กรอบสี่เหลี่ยมที่แสดงการเลือก cell จะเลื่อนลงมา 1 ช่อง อย่างไรก็ตาม หากมีการไปปรับแต่ง กรอบสี่เหลี่ยมก็อาจจะเคลื่อนที่ไปตามทิศทางอื่นได้ เมื่อมีการกดปุ่ม Enter เราสามารถกำหนดทิศทาง ให้ไปทางซ้าย ขวา บน หรือ ล่าง ได้ ดังนี้

  1. เลือก Tools > Options จะเกิดหน้าจอย่อย
  2. คลิกเลือก แถบ Edit
  3. สังเกตว่ามีเครื่องหมายถูก หน้าข้อความ "Move Selection afterEnter"
  4. ค่า Direction ให้เลือก Down ถ้าจะให้เคลื่อนไปทางใด ก็ตั้งค่าได้ที่นี่ ดังภาพ

  5. คลิก OK

การไปทำงานกับ Worksheet อื่น

โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ใน Worksheet แต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ worksheet อื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของ Worksheet ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง ดังภาพ

เราสามารถเปลี่ยนชื่อ Worksheet ได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อ และเลือก Rename

การกรองข้อมูล (ไฟล์ filter.xls)

ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก และเราต้องการเลือกดูข้อมูลเ้ฉพาะบางอย่าง เช่น มีข้อมูลคน จำนวน 500 คน ต้องการดูข้อมูลคนที่มีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทำได้ โดยใช้การกรองข้อมูล การกรองข้อมูล จะช่วยให้เราเลือกดูข้อมูล เฉพาะเรื่องที่ต้องการได้ Excel มีเมนูสำหรับการกรองข้อมูลให้แล้ว สามารถเลือกดูได้

สมมติ ว่า เรามีข้อมูลชื่อคน และอายุ ตามข้างล่้างนี้

จะสังเกตเห็นได้ว่า ข้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที่ 1 เป็นชื่อของแต่ละคอร์ลัมน์ ซึ่งเราเรียกว่าเป็น heading และถ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข้อมูลมีทั้งหมด 8 แถว เรียงจาก 1-8 สำหรับคอร์ลัมน์อายุ มีข้อมูลตั้งแต่ 16 จนถึง 60 ปี

เราต้องการดูข้อมูลของคนที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ถึง 50 ปี

หลักการ
ใช้การกรอง หรือ filter ที่ห้วตาราง หรือ heading และกำหนดเงื่อนไข ให้อายุมากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ อายุ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังนั้น ข้อมูลอายุที่ต่ำกว่า 20 หรือ มากกว่า 50 ก็จะไม่อยู่ในขอบเขตนี้

วิธีการ

  1. พิมพ์ข้อมูลให้เหมือนข้อมูลในตัวอย่างข้างต้น
  2. คลิกที่หัวคอร์ลัมน์ อายุ

  3. คลิกที่เมนู Data > Filter > AutoFilter

  4. เมื่อคลิก AutoFilter จะเห็นมีปุ่ม drop down list ให้ตั้งเงื่อนไขที่หัวคอร์ลัมน์ทุกคอร์ลัมน์ที่มีอยู่ แสดงว่า เราสามารถตั้งเงื่อนไขที่ต้องการได้ทุกคอร์ลัมน์

  5. คลิกปุ่ม drop down list ที่ช่อง B1 เพื่อเปิดตัวเลือกการกำหนดเงื่อนไข

    จากตัวเลือกจะเห็นว่า เราสามารถกำหนดเงื่อนไข ต่าง ๆ ได้หลายอย่าง

    1. Sort Ascending เป็นการสั่้งให้เรียงข้อมูลในคอร์ลัมน์นี้จากน้อยไปหามาก เมื่อสั่งเรียง ข้อมูลในคอร์ลัมน์อื่น ๆ ก็จะเรียงใหม่ โดยยึดข้อมูลจากคอร์ลัมน์นี้ จึงทำให้ข้อมูลในแต่ละแถวไม่เปลี่ยนแปลง ตัีวอย่างข้างล่าง เป็นการสั่งเรียงใหม่ ตามอายุ จากน้อยไปหามาก

      จะเห็นว่า มีการเรียงข้อมลใหม่ คนแรกจากเดิม ขนิษฐา กลายเป็น สมหมาย และเรียงกันตามอายุ จากน้อยไปหามาก
      ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้คลิก Edit > Undo Sort หรือ คลิกที่

    2. Sort Decendingเป็นการสั่้งให้เรียงข้อมูลในคอร์ลัมน์นี้จากมากไปหาน้อย
    3. All เป็นการสั่งให้แสดงทั้งหมด ในกรณีที่เราเคยใช้เงื่อนไขแสดงเฉพาะบางรายการ ถ้าต้องการให้แสดงทุกรายการ ก็คลิกปุ่มนี้
      ปุ่มนี้เมื่อกดแล้ว ไม่สามารถขอกลับคืน หรือ Undo ได้อีก
    4. Top 10... เป็นการสั่งให้เรียงข้อมูลจากมากที่สุด หรือ น้อยที่สุด จำนวนกี่รายการ เมื่อคลิกไปแล้ว จะมีหน้าจอให้สั่งต่อ ดังนี้

      หน้าจอนี้ เราสามารถเลือกให้นำข้อมูล จากมากสุด หรือน้อยสุด จำนวนกี่รายการ และจะให้เอามาเป็นรายการ หรือเป็นร้อยละ ก็ได้ ตัวอย่างข้างล่างนี้ ให้เอาข้อมูลของผู้ที่มีอายุน้อยสุดมา 3 คน (เลือก Bottom 3 และ Item)

      จะเห็นว่า มีบางรายการที่ถูกซ่อนไว้ คือ ราการที่ 2, 6,7 และ 8 ทั้งนี้เพราะไม่เป็นไปตามเงื่อนไขที่เรากำหนด

    5. Custom... เป็นการสร้างเงื่อนไขแบบกำหนดเอง เช่น ให้กำหนด เฉพาะช่วงอายุบางช่วง เป็นต้น เมื่อคลิกจะมีหน้าจอให้ตั้งค่าต่าง ๆ ดังนี้

      ในช่องแรก จะมีตัวเลือก ดังนี้

      • equals มีค่าเท่ากับ
      • does not equal ไม่เท่ากับ
      • is greater than มีค่ามากกว่า
      • is greater than or equal to มีค่ามากกว่า หรือ เท่ากับ
      • is less than มีค่าน้อยกว่า
      • is less than or equal to มีค่าน้อยกว่า หรือเท่ากับ
      • begins with ขึ้นต้นด้วยตัวอะไร ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นชื่อ หรือข้อความ เช่้น ต้องการชื่อคนที่ขึ้นต้นด้วยตัว ก ไก่ ก็จะนำมาแสดงเฉพาะคนที่ฃื่อ ขึ้นต้นด้วย ก ไก่ เท่านั้น คนที่ฃื่อ สมศักดิ์ ประสงค์ หรือ ชื่อที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรตัวอื่น ๆ ยกเว้น ก ไก่้ ก็จะไม่ถูกนำมาแสดง
      • does not begin with ไม่ขึ้นต้นด้วยตัวอะไร ่
      • ends with ลงท้ายด้วย
      • does not end with ไม่ลงท้ายด้วย
      • contain มีคำว่า หรือ มีตัวอักษรที่กำหนดในข้อความที่ต้องการ เช่น ต้องการหาคนที่มีตัวอักษร "น" อยู่ในชื่อ ก็จะใช้ตัวเลือกนี้
      • does not contain ไม่มีคำ หรือ ตัวอักษร ที่กำหนด

      ในตัวเลือกที่ 2 จะเป็นการกำหนดค่า สำหรับสิ่งที่กำหนดในช่องที่ 1
      เราใช้ตัวเลือกในช่องที่ 1 และช่องที่ 2 ในการกำหนดเงื่อนไขแบบเงื่อนไขเดียว เช่น อายุ มากกว่า 20 ก็จะได้ข้อมูลของคนที่มีอายุ มากกว่า 20 ปีขึ้นไป (ไม่รวมผู้ที่มีอายุ 20 ปี) เป็นต้น

      ในกรณีที่ต้ัองการเงื่อนไขเพิ่ม เช่น ต้องการข้อมูลของผู้ที่มีอายุ มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ อายุน้อยกว่า หรือเท่ากับ 40 นั่นคือ ต้องการข้อมูลของผู้ที่มีอายุระหว่าง 20 ถึง 40 ปี นั่นเอง เราต้องกำหนดเงื่อนไข ดังนี้

      ซึ่งจะได้ข้อมูล ดังนี้

  6. ถ้าต้องการยกเลิกการกรองข้อมูล ให้ไปที่เมนู Data > Filter > AutoFilter

การกรอกข้อมูล (ไฟล์ validation.xls)

ในกรณีที่ มีการกรอกข้อมูล ที่เป็นข้อมูลเฉพาะ เช่น กรอกข้อมูลจากการตอบแบบสอบถามแสดงความคิดเห็น ซึ่งมีคำตอบอยู่ระหว่าง 1-5 ดังนั้น การกรอกข้อมูลก็จะมีเพียงตัวเลข 1-5 เท่านั้น ตัวเลขอื่น ไม่สามารถกรอกได้ ในกรณีเช่นนี้ เราสามารถกำหนดให้ Excel ตรวจสอบได้ว่า สิ่้งที่พิมพ์ในช่อง หรือ Cell นั้น ๆ เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดหรือ ไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามนั้น เช่น กรอก เลข 5 โปรแกรม Excel ก็จะแสดงให้ทราบทันทีว่า กรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง เราสามารถกำหนดให้ Excel ตรวจสอบข้อมูลในการพิมพ์ได้ ดังนี้

หลักการ

ให้กำหนดช่องที่จะกรอกข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงไปกำหนดเงื่อนไขให้ตรวจสอบการพิมพ์

วิธีการ

สมมุติว่า ท่านได้ถามความคิดเห็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ที่ให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็น ดังนี้

ให้ท่านเตรียมแผ่นข้อมูลสำหรับกรอกข้อมูล ดังภาพข้างล่้าง

เราจะกำหนดให้เติมข้อมูลในคอร์ลัมน์ ความคิดเห็น โดยให้เติมได้เฉพาะ 1-5 และ 99 เท่านั้น
มีขั้นตอน ดังนี้

  1. ลากดำ หรือ highlight คอร์ลัมน์ ความคิดเห็น ให้เท่ากับจำนวนผู้ตอบแบบสอบถาม สมมุติว่า มีผู้ตอบแบบสอบถาม 20 คน ให้ ลากดำ จาก B2 ถึง B21
  2. ไปที่เมนู Data > Validation แล้วคลิก จะเกิดหน้าจอสำหรับตั้งค่าเงื่อนไขต่าง ๆ ดังนี้

    • แถบ Settings สำหรับกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น ให้กรอกได้เฉพาะเลขจำนวนเต็ม (Whole Number) เลือกกรอกจากรายการที่กำหนด (List) กรอกได้เฉพาะข้อมูลที่เป็น วันที่ เป็นต้น และในแต่ละรายการ ก็จะมีตัวเลือกย่อย ๆ ต่อไปอีก เป็นการกำหนดเงื่อนไปที่ลึกลงไป
    • แถบ Input Message สำหรับแสดง เมื่อมีการจะกรอกข้อมูลที่ช่อง หรือ Cell นี้ เพื่อเตือนความจำ หรือ เป็นคำแนะนำการกรอกข้อมูล แภบนี้จะใช้หรือไม่ใช้ก็ได้
    • แถบ Error Alert จะแสดงเมื่อมีการกรอกที่ผิดเงื่อนไข เช่น ให้กรอกได้เฉพาะ 1-5 และ 99 แต่ผู้ใช้กรอกหมายเลข 8 เป็นต้น
  3. ให้คลิกตัวเลือกของ Allow: เพื่อเลือก List

  4. พิมพ์ ตัวเลขที่อนุญาตให้พิมพ์ได้ 1,2,3,4,5,99 แต่ละตัว ต้องคั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า

  5. จากนั้น ให้คลิกที่แถบ Input Message เพื่อกำหนดข้อความให้ปรากฎเมื่อจะมีการเติมข้อมูล
  6. ในช่อง Title พิมพ์คำว่า การกรอก และในช่อง Message พิมพ์คำว่า 1-5 หรือ 99

  7. ต่อไปจะพิมพ์ข้อความแจ้งให้ทราบ เมื่อมีการพิมพ์ผิดเงื่อนไขที่กำหนด
  8. คลิกที่แถบ Error Alert

    • Style หมายถึงลักษณะการแจ้งเตือน มี 3 รูปแบบ คือ
      1. Stop ให้เลือกตัวเลือกนี้ ถ้าต้องการให้แก้ไขสิ่งที่พิมพ์ให้ถูกต้องเสียก่อน จึงจะผ่านไปได้ หรือมิฉะนั้นก็ยกเลิก ไม่มีการพิมพ์ใด ๆ
      2. Warning เลือกตัวเลือกนี้ ถ้าต้องการแสดงข้อความเตือนเฉย ๆ ไม่จำเป็นต้องแก้ไขก็สามารถผ่านไปได้ มีปุ่ม Yes/No/Cancel
      3. Information ต้องการให้ข้อมูลเฉย ๆ มีปุ่มเฉพาะ Yes/No เท่านั้น
    • Title สำหรับชื่อของหน้าจอ อาจจะเป็นชื่อเรื่อง ชื่อหน่วยงาน หรือคำอื่น ๆ
    • Error Message เป็นข้อความที่ต้องการให้แสดง
  9. ให้พิมพ์ ดังภาพข้างล่าง

  10. เมื่อกด OK จะกลับมาที่ Sheet เดิม และถ้าคลิกจะเติมข้อมูลในช่อง B2 ถึง B21 ก็จะมีข้อความแนะนำการกรอกข้อมูล อีกทั้งยังสามารถเลือกได้จากรายการด้วย ดังภาพ

  11. ถ้ากรอกผิด จะมีข้อความเตือนเกิดขึ้น ตามที่ได้พิมพ์ไว้แล้ว

  12. ถ้าต้องการยกเลิกการตรวจสอบการพิมพ์ตามเงื่อนไขที่กำหนด ให้ลากดำ หรือ highlight ช่องที่ต้องการยกเลิก แล้วไปที่
    Edit > Clear > All

การเรียงข้อมูล

ในกรณีที่ต้องการให้เรียงข้อมูลตามลำดับ เช่น เรียงชื่อตามตัวอักษร หรือเรียงอายุจากน้อยไปหามาก โปรแกรม Excel สามารถเรียงให้โดยง่้าย

หลักการ

การเรียงข้อมูลจะต้องกำหนดให้เรียงโดยยึดคอร์ลัมน์ใดคอร์ลัมน์หนึ่งเป็นหลัก และข้อมูลในคอร์ลัมน์อื่น ๆ ก็จะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกครั้งแรก จะต้องลากดำ หรือ highlight ให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอร์ลัมน์

วิธีการ

สมมติว่า ต้องการเรียงข้อมูลข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก

มีขั้นตอน ดังนี้

  1. ลากดำ หรือ highlight ให้ครอบคลุมทุกคอร์ลัมน์(ยกเว้นชื่อคอร์ลัมน์) โดยลากตั้งแต่ A2 ถึง B8
  2. ไปที่เมนู Data > Sort จะมีหน้าจอให้ตั้งค่้าสำหรับการเรียงข้อมูล
  3. ให้คลิก เลือกคอร์ลัมน์ อายุ

  4. เสร็จแล้วกดปุ่ม OK ข้อมูลจะถูกจัดลำดับใหม่ ดังภาพ

  5. จะเห็นได้ว่า ลำดับที่ของข้อมูลจะถูกเปลี่ยนไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่ม Undo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได้อีก
 
กลับเมนู