เรียนรู้กว้างไกล เรียนทางไกลกับ ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคกลาง   
-
| HOME | รายวิชาที่เปิดสอน | วิธีเรียน | WEB BOARD | บอกเพื่อน |
-

การสรุปข้อมูลโดยการไขว้ ด้วย Pivot Table

 

โดยปกติเราเก็บข้อมูลบน Sheet ของ Excel ในรูปของตาราง ข้อมูล เมื่อจะมีการสรุปผล อาจจะใช้ฟังก์ชั่น SUM หรือ Subtotal หรือจัดทำเป็นกราฟ อีกทางเลือกหนึ่งในการสรุป คือการใช้ Pivot Table ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ Excel ทำไว้แล้วสำเร็จรูป การใช้ Pivot Table สามารถสรุปได้หลายแง่มุม โดยการนำเอาข้อมูลในตารางมาไขว้กัน ทำให้ดูได้ละเอียดมากขึ้น

สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายประจำวัน จำนวน 3 วัน ดังนี้

เราต้องการสรุปรายจ่าย แต่ละรายการ  แยกเป็นรายวัน ดังนี้

การสรุปในลักษณะนี้ จะเห็นว่า มีการไขว้รายการ เป็นตาราง 2 มิติ คือ เอาวัน เดือน ปี มาเป็นแนวนอน และ เอาประเภทของรายจ่าย หรือ รายการ มาเป็นแนวตั้ง และ มีการรวมข้อมูล เช่น ในวันที่ 1/1/2550 มีรายการค่าอาหาร 2 รายการ คือ 70 และ 100 ตามลำดับ เมื่อสรุปข้อมูล จะเห็นว่ามีการรวมค่าอาหารเข้าด้วยกัน เป็น 170 และนอกจากนี้ ยังมีการรวมย่อย รายวัน เช่น วันที่ 1/1/2550 มีค่าใช้จ่ายทั้งหมด 420 บาท นอกจากนี้ยังมีการรวมย่อยแยกประเภท เช่น ค่าอาหาร จ่ายทั้งหมด ทั้ง 3 วัน เป็นเงิน 275 บาท และในที่สุด มีการรวมใหญ่ เป็นยอดรวมค่าใช้จ่ายทุกรายการทั้ง 3 วัน เป็นเงิน 675 บาท

 

หลักการ

                           รายการ

 
ใช้ Pivot Table ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ Microsoft Excel จัดหาไว้ให้แล้ว แต่ทั้งนี้ ต้องออกแบบเสียก่อนว่า จะนำข้อมูลมาไขว้กันอย่างไร โดยออกแบบเป็นตาราง 2 ทาง เช่น นำวันเดือนปี มาไขว้กับ รายการ ก็จะได้ตาราง ดังนี้

ว/ด/ป

 

เดินทาง

อาหาร

อื่นๆ

รวม

1/1/2550

 

 

 

 

2/1/2550

 

 

 

 

3/1/2550

 

 

 

 

 

วิธีการ

1.      สร้างข้อมูลรายจ่ายประจำวัน ที่ Sheet1 โดยให้มีหัวคอร์ลัมน์แต่ละคอร์ลัมน์  ดังภาพ ทั้งนี้เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำตารางสรุป

2.      คลิกภายในบริเวณข้อมูล เพื่อบอก Excel ว่า บริเวณนี้ จะเป็นตารางข้อมูล

3.      ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report …

4.      โปรแกรมจะมีตัวช่วย Wizard เพื่อช่วยสร้างตารางสรุปข้อมูล

5.      เลือก PivotTable แล้วคลิก Next โปรแกรม Excel จะไปกำหนดขอบเขตข้อมูลให้ จะสังเกตเห็นเส้นประรอบ ๆ ขอบเขตข้อมูล ถ้าไม่ได้นำเมาส์ไปคลิกในบริเวณข้อมูล โปรแกรม จะถามหา แทนที่จะเสนอหน้าจอนี้

6.      คลิก Next

7.      โดยปกติ Excel จะสร้างตารางสรุปใน Sheet ใหม่ แต่ท่านสามารถกำหนดให้แสดงที่ใดก็ได้

8.      ให้คลิก Layout… เพื่อตรวจสอบ และกำหนดการสรุปให้เป็นไปตามที่ต้องการ เมื่อคลิก Layout … จะปรากฎหน้าจอ ดังนี้

9.      หน้าจอนี้ จะทำให้การสรุปเป็นไปตามต้องการ ตามที่ออกแบบไว้ จากหน้าจอนี้ จะเห็นว่า Excel ได้นำเอาชื่อคอร์ลัมน์มาเตรียมไว้ให้เพื่อจะได้ทำการไขว้ข้อมูลให้ได้ตามต้องการ และบริเวณหัวตารางแม่แบบที่จะสรุป  มีคำว่า COLUMN บริเวณนี้ เราจะนำ รายการรายจ่าย มาวางไว้ ส่วนอีกทางหนึ่ง คือ ROW จะเป็นบริเวณที่เราเอา วัน เดือน ปี มา วาง เหมือนกับที่ออกแบบไว้ก่อนแล้ว ส่วน DATA ก็คือข้อมูลที่จะมากระทำกัน ในที่นี้ของเราคือ เงิน เพราะเราต้องการไขว้ข้อมูลเพื่อให้ทราบว่า วันที่เท่าไร รายการอะไร จ่ายเงินไปเท่าไร

10.  ให้ลาก   มาวาง ที่ ROW

11.  ลาก   มาวางที่ COLUMN

12.  ลาก  มาวางที่ DATA ดังภาพ

13.  คลิกปุ่ม OK จะกลับมาที่หน้าจอเดิม เหมือนข้อ 6

14.  คลิกปุ่ม Finish โปรแกรม Excel จะสร้าง Sheet ใหม่ พร้อมทั้งสร้างตารางสรุปให้  ดังภาพ

ยังมีตัวอย่างอีกมาก ในบทเรียนเรื่อง Excel หากสนใจท่านต้องลงทะเบียนเรียน ซึ่งนอกจากจะได้เรียนจากบทเรียน เทคนิค และตัวอย่าง ต่าง ๆ แล้ว ท่านยังสามารถบอกรับเป็นสมาชิกทางอีเมล์ เพื่อรับเทคนิคใหม่ ๆ อื่น ๆ โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ใด ๆ ทั้งสิ้น อีกด้วย

ต้องการลงทะเบียน ฟรี    คลิกที่นี่